※この記事は2021年7月21日に投稿されたものです

こんにちは！
ESチームでメディカルスタッフをしている山崎です。
以前ブログを書いてから半年以上が過ぎ、ESメンバーも6人から9人に増えました。
業務について手取り足取り教えてもらっていた頃から、
いつの間にか私が新しく入ったメンバーに業務について伝えている…、時の流れを感じます。
時ってやっぱり流れますよね。

今回は、私が新しく入ってから今現在まで活用している
ESの知識蓄積シート（通称：MEDライブラリ）について紹介します。

＜目次＞

・MEDライブラリって？MEDライブラリの目的は？

・あれ？メンバーみんなライブラリ使ってなくない？

・使ってください〜と頼んだところで使わないよね

・使いやすくしよう！！！

・使いやすくなって再登場！！！！

【MEDライブラリって？MEDライブラリの目的は？】

ESに入ると、まず最初はテキストカウンセリング独り立ちを目指します。
テキストカウンセリングは対面とは違い、
文章で相談者さんの困っていること・ニーズを把握し、文章で回答するため、
情報の伝え方・表現方法・内容、声掛けなどコツを掴むまで時間がかかります。
（私は数ヶ月かかりました…。）

そんなときに使えるようにテキストカウンセリングで
・どのような相談があったか
・その質問にどのように答えたか
ということをMEDライブラリ(スプレッドシート)に蓄積しています。

今までの回答例があれば、
・テキストカウンセリングの効率化、スピードアップ
⇒新しく１から情報を検索して文章を練り直して…という作業が省ける

・テキストカウンセリングのクオリティの標準化
⇒どのような内容をどこまで伝えるか、という回答例を確認することで、
メンバーによって回答例のクオリティに差が出ないようにできる

ということが可能です。

【あれ？メンバーみんなライブラリ使ってなくない？】

そう。
ただ、MEDライブラリ、仕事にちょっと慣れてきた頃の私含め、ほぼ誰も使っていなかったのです。

聞いた感じこんなに便利なのに！どうして！
となるところですが、使う側からすると、
・スプレッドシートにそのまま相談内容、回答例がコピペされている(個人が特定されないようにしています)だけなので、相談者さんの個別性を加味して応用しにくい
・テキストカウンセリングが始まった時から数年分の内容が全て入っているので探しにくい
・内容が古いものも混じっている／新しいものがなかなか追加されない

⇒え、じゃあ自分で調べた方が早くない？

・整形、内科、脳神経…すべてのジャンルから「command+F」で検索→使えそうなものを吟味しなければならない

⇒え、じゃあ自分で調べた方が早くない？

と、みんな気付いてしまったわけです。

【使ってください〜と頼んだところで使わないよね】

みんな慣れてくるとそれなりに
情報検索も早くなるし、何を伝えると良いかもわかってくるので、
ライブラリを使用する／使用しないで大きく影響はないかもしれません。
ただ、それだと個人のスキル頼み、個人作業になってしまい、
・チームとしての蓄積にならない
・標準化が図れない
・新しく入ってきたメンバーに伝える工数がかかってしまう

ということで、「使いましょう〜〜！！」と周知し直したところで
使いにくいツールは、使いません。

【使いやすくしよう！！！】

そこで、
・診療科毎(呼吸器、脳神経、整形…など)にタブを作成、内容を分ける
（例：咳の相談なら呼吸器、頭痛なら脳神経…という感じ）
・新しい相談内容を随時追加していく（週に◯個追加する、と数字を決めました）
・古いもの、使われてないものは削除、修正し内容を整理する
・キーワード欄を追加し、検索・見つけたいものがヒットしやすいようにする
（今までは、「相談内容」「回答」欄のみでした）

・ライブラリを「見た／見てない／ライブラリ内容を使ったか」　の数字を追う

という取り組みをやってみました。

このような感じで、「動悸」について調べたいときは、
循環器タブで「動悸」とcommand＋F検索し、使いたいものを探す感じです。
ここの内容＋相談者さんの個別性に合わせて回答を作成していきます。
（完全コピペで回答しているわけではないです！）

そうしたところ、
・ライブラリ見た率：20−30％⇒50−60％
・コンテンツ使用率：20-30%⇒40-50％
と、半数近くまで数字は上がりました。

・相談が来る→ライブラリを見る
という流れを意識してもらうことはできたはず！

でもやっぱり！！！！
「見た率」「使った率」のムラが気になる。。

＜新しく取り組みをやってみての課題＞
・タブが診療科ごとに分かれているため
「内科・メンタル・整形外科」などタブ毎に内容がバラけていたら見つけられない
・やっぱり使いたいものを見つけるまで時間がかかる

こういうところから見た率が安定しないのかな…と予測。

【使いやすくなって再登場！！！！】

そこで、もっと使いやすくするには？もっと使いたいと思うツールは？と考えて、
・検索ボックスにキーワードを入れたら内容が一覧で出てきてほしい！
（全体検索、カテゴリ検索どちらもできるようにしたい！）

という思いから、関数を使ってみよう！と思い立ちました。
最近SUM…？という感じで使い始めたばかりなのに、突然QUERY関数に手を出し始めるチャレンジ。
（1から組むのは私にとっては無謀なので、元々別シートで組まれていたQUERY関数をコピペして、アレンジして使ってみました。）

試行錯誤すること約2ヶ月。
（Special Thanks!!!!!!!!：松下くん ）
「新MEDライブラリ：検索シート」の運用を開始しました！

検索シートでは…
１）動悸について、相談内容から循環器っぽいな！と思ったとき
カテゴリ「循環器」を選択→「動悸」で
キーワード検索をするとこんな感じで一覧で結果を確認できます。

２）動悸は動悸でもカテゴリがわからないとき
（内科…もしくはメンタル相談かも…というとき）
カテゴリを選択せず、キーワード検索をすることで、全カテゴリから該当する内容を一覧で確認できます。
動悸だと、「内科」「循環器」「メンタル相談」「健診」が該当するようですね。

今までより見やすい！！！！！
検索漏れが起きにくい！！！！！！！
ヤッター！！！！！！！！！！！！！！

この検索シートでは、相談内容の蓄積だけではなく、
ESで使っているフローや、案内文、テンプレートなども検索したら出てくるようにして、業務中たくさんのシートに飛ばなくても見たいものが見つかる！をモットーにしています。

ついさっきこちらを運用し始めたばかりなので、

見た率、使用率を追いつつ更に使いやすさ、クオリティ、追加数などをあげていけるように頑張ります。

以上、ESチーム山崎でした。

（記事内に出てくるMEDライブラリの画像は一部内容が見えないよう加工しています。）